
Os eventos acadêmicos
e científicos são de iniciativa
das unidades de ensino e pesquisa ou da
Reitoria. As modalidades mais utilizadas
em nosso meio são:
Congresso: reunião
ou encontro de entidades de classe ou associações
para a apresentação de conferências.
Os congressos podem ser científicos
ou técnicos.
Seminário: reunião
de um grupo de estudos que centraliza debates
de assuntos expostos pelos participantes.
Trata-se de uma exposição
oral para participantes que possuam algum
conhecimento prévio do assunto a
ser debatido. A sessão divide-se
em três partes: fase de exposição,
fase de discussão, fase de conclusão.
Curso: conjunto de matérias
ou lições ministradas em aulas,
conferências ou palestras.
Palestra: conversa, apresentação
de idéias ou conceitos sobre determinado
assunto.
Feira: demonstração
pública. Pode ser organizada por
um órgão, como, por exemplo,
as feiras da Editora da UNICAMP ou a Feira
de Tecnologia de iniciativa da administração
central.
Exposição:
exibição pública de
produção artística,
industrial, técnica e científica.
Mesa-redonda: é
preparada e conduzida por um coordenador,
que pode ser denominado presidente e funciona
como elemento moderador, orientando a discussão
para que ela se mantenha em torno do tema
principal. Os participantes geralmente são
especialistas que apresentam seus pontos
de vista sobre o tema, com tempo-limite
para a exposição. Após
as exposições, os participantes
são levados a debater entre si os
vários pontos de suas teses, podendo
haver a participação dos presentes
na forma de perguntas. O êxito da
mesa-redonda depende do coordenador, que
tem a missão de conduzir os trabalhos
de forma a atingir os objetivos.
Simpósio: reunião
de iniciativa de determinada classe técnica,
artística ou científica para
debates ligados a um assunto específico
e a discussão de tema afim a seus
interesses. O simpósio é derivado
da mesa-redonda; nele os participantes não
debatem entre si.
Painel: forma de reunião
limitada a um pequeno número de especialistas,
em que os expositores debatem entre si o
assunto em pauta. O público não
tem direito de formular perguntas à
mesa.
Fórum: tipo de reunião
menos técnica cujo objetivo é
conseguir a efetiva participação
de um público numeroso, que deve
ser motivado.
Conferência: trata-se
de uma preleção pública
sobre determinado assunto técnico,
artístico, científico ou literário.
O conferencista expõe um tema previamente
escolhido por um tempo determinado, e em
seguida responde às perguntas formuladas
por escrito pelo auditório e dirigidas
à mesa. É comum a figura do
moderador.
Ciclo de palestras: derivado
da conferência, difere desta pelo
fato de poder estar vinculado a uma série
de palestras pronunciadas por professores
e especialistas na matéria abordada.
Jornada: reunião
de determinados grupos de profissionais
realizada periodicamente, com o objetivo
de discussão em congressos. São
pequenos congressos, diferindo destes por
se tratar de reuniões de grupos de
determinada região em épocas
propositadamente não coincidentes.
As sessões de defesa
de tese constituem acontecimento de grande
importância no interior das unidades
de ensino e pesquisa, e seu agendamento
é de responsabilidade da Secretaria
da Pós-Graduação da
unidade. Na FCM, a defesa de tese requer
o uso da beca pelo candidato e pelos membros
da banca, mesmo que sejam procedentes de
outras instituições.
A realização
de quaisquer eventos no interior do campus,
com a presença do reitor, deve obedecer
a alguns procedimentos já apresentados
no início deste capítulo.
A realização de eventos acadêmicos
e científicos não foge à
regra, em particular quando envolve a participação
de autoridades públicas.
Esta seção
oferece um roteiro prático para uso
geral, com o objetivo de permitir bons resultados
na condução das tarefas, visando
ao êxito final. A primeira providência
é criar uma comissão para
definir as estratégias, a metodologia
e a operacionalização necessária
à realização do evento,
designando um coordenador-geral.
a)
Estratégia e metodologia
Temática: a temática
será objeto de um texto explicativo,
contendo a justificativa e os objetivos
do evento.
Formato: deve-se pensar
no formato do evento com base em dados concretos:
resultados desejados, tempo disponível,
espaço físico, infra-estrutura,
custos, número de participantes.
Coordenação do evento:
a designação de um coordenador-geral
é indispensável. Sua atribuição
é de grande responsabilidade, pois
de uma coordenação competente
depende o êxito do evento.
Designação dos responsáveis
pelas tarefas: do formato e da
estratégia adotados dependerão
as diversas tarefas e a quantidade de responsáveis
a serem indicados, igualmente indispensáveis
para levá-las a bom termo.
Levantamento de custos:
é imprescindível levantar
os custos de locação de espaço
físico, equipamentos, confecção
e impressão de material de apoio,
expedição de correspondência,
construção de site, transporte
e hospedagem de convidados, contratação
de serviços de gravação,
recepção, mestre-de-cerimônias
para as solenidades de abertura, tradução
simultânea, alimentação,
publicidade e imprensa.
Financiamento e patrocínio:
os contatos com agências oficiais,
nacionais e internacionais, e com empresas
com o objetivo de levantar recursos para
a realização dos eventos devem
ser efetuados a partir de um projeto bem
elaborado, contendo objetivo, justificativa,
programa, público-alvo, cronograma
de execução, planilha de custos,
benefícios para os patrocinadores.
As agências oficiais possuem normas
e prazos próprios. As empresas, embora
mais flexíveis, têm igualmente
prazos para fechar suas planilhas (ver o
capítulo V, “Programação
cultural nos eventos da UNICAMP”).
Agências
nacionais de financiamento à pesquisa
Coordenação
de Aperfeiçoamento de Pessoal de
Nível Superior (CAPES): <http://www.capes.gov.br>.
Conselho Nacional de Desenvolvimento
Científico e Tecnológico (CNPq):
<http://www.cnpq.br>.
Fundo de Apoio ao Ensino,
à Pesquisa e à Extensão
(FAEPEX): <http://www.prp.unicamp.br/faepex>.
Fundação
de Amparo à Pesquisa do Estado de
São Paulo (FAPESP): <http://www.fapesp.br>.
Financiadora de Estudos
e Projetos (FINEP):
<http://www.finep.gov.br>.
Patrocínio
O patrocínio é
um investimento que uma empresa faz com
o intuito de receber em troca um retorno
institucional ou de marketing, de acordo
com o valor aplicado. A captação
de recursos exige do profissional conhecimento
da linguagem de marketing, familiaridade
com a quantificação do valor
do benefício que seu projeto proporcionará
ao patrocinador e do valor da logomarca
que está sendo apresentada.
A primeira apresentação
de um projeto deve ser feita por meio de
uma proposta. O projeto deve ser claro,
com solicitações objetivas
e informações detalhadas sobre
os benefícios da ação
para o patrocinador. Muitas empresas definem
seus investimentos em marketing cultural
anualmente, portanto a proposta deve ser
encaminhada com bastante antecedência.
Apoio cultural
Diferentemente do patrocínio,
o apoio cultural é feito com a permuta
de bens e serviços. Por exemplo,
resolve-se o problema de hospedagem conseguindo
apoio de um hotel, integral ou com desconto.
Incentivos fiscais
Existem no Brasil várias
leis de incentivo à cultura que permitem
a redução do valor dos impostos
federais, estaduais e municipais do patrocinador
que investe em cultura. Os projetos são
previamente aprovados perante comissões
especialmente instituídas, e após
a aprovação pode-se captar
patrocínio com incentivo fiscal.
Observações
No caso de um projeto a
ser apresentado ao FAEPEX, recomenda-se
o encaminhamento dos trabalhos para aprovação
com antecedência de seis meses a um
ano. A confirmação, por escrito,
dos convidados, acompanhada de currículo
profissional e acadêmico, constitui
pré-requisito para aprovação
do projeto.
A administração
dos recursos financeiros na UNICAMP é
efetuada pela DGA, FUNCAMP ou empresas juniores,
dependendo da origem do convênio.
Referir-se aos respectivos
sites para informações precisas.
Cronograma geral
de preparação e execução
O cronograma geral inclui:
definição
da data de realização do evento,
planejamento e execução de
cada etapa dos trabalhos;
lista de potenciais candidatos/convidados
(cientistas/pesquisadores/ empresas);
agendamento prévio
com os potenciais candidatos/convidados
com o objetivo de garantir agenda;
elaboração
de lista de endereços dos convidados,
com respectivos e-mails;
reserva de local;
negociação
sobre hospedagem, transporte e alimentação:
unidades, endereços e custos;
encaminhamento de correspondência
aos convidados principais:
texto do tema sugerido;
programação preliminar;
hospedagem;
companhias aéreas e condições
de reserva;
prazo para confirmar participação
e condições de participação;
indicação de prazo para resposta;
solicitação de entrega do
texto de apresentação no evento;
solicitação de indicação
de necessidades técnicas: projetor
multimídia, assistente, sonorização,
tradução simultânea,
projetor de slides, retroprojetor, equipamentos
de informática, equipamentos auxiliares,
como videocassete e aparelho de DVD;
data e local definitivos;
agenda do reitor e do diretor;
definição
do prazo e de exigências para chamada
de trabalhos, se o evento previr painéis;
encaminhamento do material
informativo (ficha de inscrição
e programa) ao público-alvo;
encaminhamento das informações
completas à Assessoria de Imprensa
da UNICAMP.
b)
Operacionalização
opção: contratação
de assessoria para montagem do evento;
inserção
de patrocínio nas peças publicitárias;
programação
de abertura e encerramento;
publicidade e divulgação:
imprensa, Internet, Central de Informações
da Pró-Reitoria de Desenvolvimento
Universitário (PRDU), construção
de site específico do evento, contendo
todas as informações a respeito,
com inscrição on-line e possibilidade
de pagamento de taxas via Internet;
contratação de serviços:
alimentação, manutenção,
gráfica, confecção
de brindes e suprimentos de escritório,
vídeos, registro documental, secretaria,
transporte, tradução simultânea
e mestre-de-cerimônias;
logomarca
da UNICAMP: observar a portaria
que regulamenta o uso em peças que
levam logomarcas de terceiros — sejam
empresas, sejam outras instituições
—, cuja execução está
sujeita à aprovação
do Gabinete do Reitor;
elaboração
de certificados e atestados de participação:
informar-se com antecedência sobre
os procedimentos para sua emissão
e assinatura da autoridade (ou autoridades),
junto à Secretaria da unidade, Diretoria
Acadêmica ou Escola de Extensão,
conforme a natureza do evento. Observar
que a posição da logomarca
da UNICAMP em documentos oficiais também
está sujeita a regras;
equipamentos;
programação
de lazer local e regional (consultar sites
informativos e jornais da cidade);
elaboração
dos anais e agradecimentos.
|