Os eventos acadêmicos e científicos são de iniciativa das unidades de ensino e pesquisa ou da Reitoria. As modalidades mais utilizadas em nosso meio são:

Congresso: reunião ou encontro de entidades de classe ou associações para a apresentação de conferências. Os congressos podem ser científicos ou técnicos.

Seminário: reunião de um grupo de estudos que centraliza debates de assuntos expostos pelos participantes. Trata-se de uma exposição oral para participantes que possuam algum conhecimento prévio do assunto a ser debatido. A sessão divide-se em três partes: fase de exposição, fase de discussão, fase de conclusão.

Curso: conjunto de matérias ou lições ministradas em aulas, conferências ou palestras.

Palestra: conversa, apresentação de idéias ou conceitos sobre determinado assunto.

Feira: demonstração pública. Pode ser organizada por um órgão, como, por exemplo, as feiras da Editora da UNICAMP ou a Feira de Tecnologia de iniciativa da administração central.

Exposição: exibição pública de produção artística, industrial, técnica e científica.

Mesa-redonda: é preparada e conduzida por um coordenador, que pode ser denominado presidente e funciona como elemento moderador, orientando a discussão para que ela se mantenha em torno do tema principal. Os participantes geralmente são especialistas que apresentam seus pontos de vista sobre o tema, com tempo-limite para a exposição. Após as exposições, os participantes são levados a debater entre si os vários pontos de suas teses, podendo haver a participação dos presentes na forma de perguntas. O êxito da mesa-redonda depende do coordenador, que tem a missão de conduzir os trabalhos de forma a atingir os objetivos.

Simpósio: reunião de iniciativa de determinada classe técnica, artística ou científica para debates ligados a um assunto específico e a discussão de tema afim a seus interesses. O simpósio é derivado da mesa-redonda; nele os participantes não debatem entre si.

Painel: forma de reunião limitada a um pequeno número de especialistas, em que os expositores debatem entre si o assunto em pauta. O público não tem direito de formular perguntas à mesa.

Fórum: tipo de reunião menos técnica cujo objetivo é conseguir a efetiva participação de um público numeroso, que deve ser motivado.

Conferência: trata-se de uma preleção pública sobre determinado assunto técnico, artístico, científico ou literário. O conferencista expõe um tema previamente escolhido por um tempo determinado, e em seguida responde às perguntas formuladas por escrito pelo auditório e dirigidas à mesa. É comum a figura do moderador.

Ciclo de palestras: derivado da conferência, difere desta pelo fato de poder estar vinculado a uma série de palestras pronunciadas por professores e especialistas na matéria abordada.

Jornada: reunião de determinados grupos de profissionais realizada periodicamente, com o objetivo de discussão em congressos. São pequenos congressos, diferindo destes por se tratar de reuniões de grupos de determinada região em épocas propositadamente não coincidentes.

As sessões de defesa de tese constituem acontecimento de grande importância no interior das unidades de ensino e pesquisa, e seu agendamento é de responsabilidade da Secretaria da Pós-Graduação da unidade. Na FCM, a defesa de tese requer o uso da beca pelo candidato e pelos membros da banca, mesmo que sejam procedentes de outras instituições.

A realização de quaisquer eventos no interior do campus, com a presença do reitor, deve obedecer a alguns procedimentos já apresentados no início deste capítulo. A realização de eventos acadêmicos e científicos não foge à regra, em particular quando envolve a participação de autoridades públicas.

Esta seção oferece um roteiro prático para uso geral, com o objetivo de permitir bons resultados na condução das tarefas, visando ao êxito final. A primeira providência é criar uma comissão para definir as estratégias, a metodologia e a operacionalização necessária à realização do evento, designando um coordenador-geral.

a) Estratégia e metodologia

Temática: a temática será objeto de um texto explicativo, contendo a justificativa e os objetivos do evento.

Formato: deve-se pensar no formato do evento com base em dados concretos: resultados desejados, tempo disponível, espaço físico, infra-estrutura, custos, número de participantes.

Coordenação do evento: a designação de um coordenador-geral é indispensável. Sua atribuição é de grande responsabilidade, pois de uma coordenação competente depende o êxito do evento.

Designação dos responsáveis pelas tarefas: do formato e da estratégia adotados dependerão as diversas tarefas e a quantidade de responsáveis a serem indicados, igualmente indispensáveis para levá-las a bom termo.

Levantamento de custos: é imprescindível levantar os custos de locação de espaço físico, equipamentos, confecção e impressão de material de apoio, expedição de correspondência, construção de site, transporte e hospedagem de convidados, contratação de serviços de gravação, recepção, mestre-de-cerimônias para as solenidades de abertura, tradução simultânea, alimentação, publicidade e imprensa.

Financiamento e patrocínio: os contatos com agências oficiais, nacionais e internacionais, e com empresas com o objetivo de levantar recursos para a realização dos eventos devem ser efetuados a partir de um projeto bem elaborado, contendo objetivo, justificativa, programa, público-alvo, cronograma de execução, planilha de custos, benefícios para os patrocinadores. As agências oficiais possuem normas e prazos próprios. As empresas, embora mais flexíveis, têm igualmente prazos para fechar suas planilhas (ver o capítulo V, “Programação cultural nos eventos da UNICAMP”).

Agências nacionais de financiamento à pesquisa

Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior (CAPES): <http://www.capes.gov.br>.

Conselho Nacional de Desenvolvimento Científico e Tecnológico (CNPq): <http://www.cnpq.br>.

Fundo de Apoio ao Ensino, à Pesquisa e à Extensão (FAEPEX): <http://www.prp.unicamp.br/faepex>.

Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado de São Paulo (FAPESP): <http://www.fapesp.br>.

Financiadora de Estudos e Projetos (FINEP):
<http://www.finep.gov.br>.

Patrocínio

O patrocínio é um investimento que uma empresa faz com o intuito de receber em troca um retorno institucional ou de marketing, de acordo com o valor aplicado. A captação de recursos exige do profissional conhecimento da linguagem de marketing, familiaridade com a quantificação do valor do benefício que seu projeto proporcionará ao patrocinador e do valor da logomarca que está sendo apresentada.

A primeira apresentação de um projeto deve ser feita por meio de uma proposta. O projeto deve ser claro, com solicitações objetivas e informações detalhadas sobre os benefícios da ação para o patrocinador. Muitas empresas definem seus investimentos em marketing cultural anualmente, portanto a proposta deve ser encaminhada com bastante antecedência.

Apoio cultural

Diferentemente do patrocínio, o apoio cultural é feito com a permuta de bens e serviços. Por exemplo, resolve-se o problema de hospedagem conseguindo apoio de um hotel, integral ou com desconto.

Incentivos fiscais

Existem no Brasil várias leis de incentivo à cultura que permitem a redução do valor dos impostos federais, estaduais e municipais do patrocinador que investe em cultura. Os projetos são previamente aprovados perante comissões especialmente instituídas, e após a aprovação pode-se captar patrocínio com incentivo fiscal.

Observações

No caso de um projeto a ser apresentado ao FAEPEX, recomenda-se o encaminhamento dos trabalhos para aprovação com antecedência de seis meses a um ano. A confirmação, por escrito, dos convidados, acompanhada de currículo profissional e acadêmico, constitui pré-requisito para aprovação do projeto.

A administração dos recursos financeiros na UNICAMP é efetuada pela DGA, FUNCAMP ou empresas juniores, dependendo da origem do convênio.

Referir-se aos respectivos sites para informações precisas.

Cronograma geral de preparação e execução

O cronograma geral inclui:

definição da data de realização do evento, planejamento e execução de cada etapa dos trabalhos;

lista de potenciais candidatos/convidados (cientistas/pesquisadores/ empresas);

agendamento prévio com os potenciais candidatos/convidados com o objetivo de garantir agenda;

elaboração de lista de endereços dos convidados, com respectivos e-mails;

reserva de local;

negociação sobre hospedagem, transporte e alimentação: unidades, endereços e custos;

encaminhamento de correspondência aos convidados principais:

texto do tema sugerido;

programação preliminar;

hospedagem;

companhias aéreas e condições de reserva;

prazo para confirmar participação e condições de participação;

indicação de prazo para resposta;

solicitação de entrega do texto de apresentação no evento;

solicitação de indicação de necessidades técnicas: projetor
multimídia, assistente, sonorização, tradução simultânea, projetor de slides, retroprojetor, equipamentos de informática, equipamentos auxiliares, como videocassete e aparelho de DVD;

data e local definitivos;

agenda do reitor e do diretor;

definição do prazo e de exigências para chamada de trabalhos, se o evento previr painéis;

encaminhamento do material informativo (ficha de inscrição e programa) ao público-alvo;

encaminhamento das informações completas à Assessoria de Imprensa da UNICAMP.

b) Operacionalização

opção: contratação de assessoria para montagem do evento;

inserção de patrocínio nas peças publicitárias;

programação de abertura e encerramento;

publicidade e divulgação: imprensa, Internet, Central de Informações da Pró-Reitoria de Desenvolvimento Universitário (PRDU), construção de site específico do evento, contendo todas as informações a respeito, com inscrição on-line e possibilidade de pagamento de taxas via Internet;

contratação de serviços: alimentação, manutenção, gráfica, confecção de brindes e suprimentos de escritório, vídeos, registro documental, secretaria, transporte, tradução simultânea e mestre-de-cerimônias;

logomarca da UNICAMP: observar a portaria que regulamenta o uso em peças que levam logomarcas de terceiros — sejam empresas, sejam outras instituições —, cuja execução está sujeita à aprovação do Gabinete do Reitor;

elaboração de certificados e atestados de participação: informar-se com antecedência sobre os procedimentos para sua emissão e assinatura da autoridade (ou autoridades), junto à Secretaria da unidade, Diretoria Acadêmica ou Escola de Extensão, conforme a natureza do evento. Observar que a posição da logomarca da UNICAMP em documentos oficiais também está sujeita a regras;

equipamentos;

programação de lazer local e regional (consultar sites informativos e jornais da cidade);

elaboração dos anais e agradecimentos.