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Manter um cadastro de fornecedores de natureza diversa: floriculturas, buffets, gráficas, transporte, tradutores, monitores, recepcionistas e mestres-de-cerimônias. O Serviço de Apoio ao Estudante (SAE) mantém um cadastro de estudantes que buscam trabalhos temporários diversos.

a) Recepcionistas

Podem ser homens ou mulheres. Critérios para seleção: aparência, comunicação, dinamismo e discrição.

– Aparência:

mulheres: maquiagem leve e discreta, unhas curtas e bem-feitas (esmalte claro), cabelos preferencialmente presos (rosto descoberto), vestuário, bijuterias, calçados e perfumes discretos, uniformes (vestuário e calçados) de acordo com o evento;

homens: barba feita, unhas limpas e cortadas, cabelos curtos, sem tatuagens aparentes, sem bijuterias, vestuário e calçados padronizados, conforme o evento;

*
recomenda-se fortemente retirar os piercings.

comportamento: discrição e bom senso; não fumar, não mascar chicletes, não estimular ou favorecer o “flerte”.

comunicação: comunicar apenas o essencial para o evento, sem conversas paralelas ou particulares; simpatia e cordialidade para com os participantes, sejam eles convidados comuns ou autoridades, são itens essenciais.

treinamento: os recepcionistas devem ser treinados e orientados para se conduzirem de acordo com as exigências do evento: entrega de certificados, crachás e pastas (em ordem alfabética), resolução de dúvidas gerais dos participantes, inscrições, auxílio de auditório.

b) Monitores

Seguem-se as mesmas exigências de seleção dos recepcionistas.

Atividades específicas

apoio de palco: coordenador do evento e mais dois monitores para acompanhar e solucionar demandas da mesa de honra;

apoio de auditório: auxílio ao presidente da mesa no controle de microfones durante debates e sessões de perguntas; monitoramento da iluminação e outras necessidades técnicas;

assessoria de protocolo e cerimonial: assessoria ao mestre-de-cerimônias durante a abertura e o encerramento de sessões solenes, verificando púlpito, papéis e canetas para anotações à mesa de abertura, reposição de água, entrega de fichas de citação de presença de autoridades da UNICAMP e externas, mensagens necessárias durante o evento; orientação às autoridades para que tomem assento à mesa, estando sempre atento a suas solicitações e acompanhando-as à saída;

assessoria à recepção: recepção e orientação de autoridades convidadas, conduzindo-as à sala que lhes foi preparada e entregado-lhes o roteiro da cerimônia.

c) Serviço de copa para eventos

Os critérios de seleção contemplam experiência profissional, aparência, dinamismo e discrição.

apresentação: uso de avental ou uniforme, higiene corporal, unhas esmaltadas com cores claras, cabelos curtos ou presos;

postura: discrição, cuidado no atendimento, saber servir e atender com simpatia, prestar atenção às solicitações diversas.

d) Tradutores e intérpretes

Há eventos que exigem os serviços do tradutor-intérprete simultâneo; há no mercado empresas especializadas. Contratar pessoas que simplesmente dominam o idioma estrangeiro de trabalho de um dado evento não é garantia de bons resultados. São as técnicas específicas de tradução e interpretação simultâneas que permitem a fluidez e aquela sensação de que não se está ouvindo uma palestra em língua estrangeira.

e) Mestre-de-cerimônias

Mestre-de-cerimônias é a pessoa que conduz a solenidade, com atitudes discretas, boa dicção e atenta ao roteiro estabelecido pelo coordenador do cerimonial. Não cumprimenta nem se apresenta ao público. Usa de preferência verbos na terceira pessoa do singular ou na primeira do plural, conferindo impessoalidade ao discurso. Quando agradece, o faz em nome da Instituição ou da unidade/órgão.

Sua posição é junto à tribuna — em ambientes abertos, próximo às autoridades que discursarão. Condições de trabalho minimamente confortáveis devem ser proporcionadas ao mestre-de-cerimônias: boa iluminação, microfone de bom alcance e de qualidade, tribuna adequada para apoiar o roteiro, cartões, copo d’água e laptop.

Nas nominatas

observar a precedência;

considerar todos os componentes da mesa e da mesa de extensão e, eventualmente, autoridades presentes, a partir da lista elaborada pelo coordenador do evento;

fazer uso de termos genéricos, como, por exemplo, dirigentes de classe, líderes empresariais e/ou sindicais, autoridades presentes ou representadas, autoridades federais, estaduais, municipais e assim por diante, se for oportuno;

nomear a autoridade representante do reitor no exercício do cargo, como segue: professor-doutor, vice-reitor, reitor em exercício. Deve-se destacar que essa situação somente ocorrerá quando o reitor estiver sob licença do cargo. Essa regra vale para todas as situações semelhantes: prefeito, governador, ministro, e assim por diante;

nomear, quando presentes no evento, ex-presidentes, ex-vice-presidentes, ex-ministros, ex-governadores, ex-prefeitos, citando o período da respectiva gestão, por exemplo: “Sr. XXXX, governador do estado de São Paulo no exercício 1995-1998”, pois o título os acompanha.

Ao receber o roteiro, o mestre-de-cerimônias deverá observar se ele se encontra de acordo com as normas estabelecidas para o cerimonial da UNICAMP. A título de informação, um roteiro de cerimonial divide-se basicamente em três partes:

na primeira, o mestre-de-cerimônias faz breve apresentação sobre o evento, compõe a mesa de honra e nomeia autoridades presentes;

na segunda, anuncia a ordem das falas, previamente estabelecida de comum acordo com o coordenador do evento;

na última parte, encerra a solenidade.

Recomendações

o mestre-de-cerimônias deve estar atento não só ao texto do roteiro, mas também ao desenvolvimento da cerimônia;

atender prontamente às autoridades que compõem a mesa, quando solicitado;

examinar o roteiro da cerimônia com antecedência, com o propósito de esclarecer dúvidas e averiguar a pronúncia correta de nomes de autoridades, entidades, unidades de ensino e pesquisa, órgãos, entre outras possíveis providências;

providenciar cópia para o presidente da mesa e, no caso de formaturas, para o paraninfo, reitor, patrono, diretor da unidade e responsável pela sonorização;

quando houver grandes eventos, é recomendável que toda a equipe tenha uma cópia do roteiro em mãos;

não permitir interferências no cerimonial que não correspondam ao planejado para o evento em questão;

buscar aperfeiçoar o desempenho por meio de cursos de expressão verbal e cerimonial público, ou ainda com leituras regulares;

iniciar o roteiro colocando o logotipo da UNICAMP, em seguida o nome da unidade, nome do evento, dia, horário e local;

permanecer em sintonia com toda a equipe de apoio.

f) Motorista

O motorista, que em geral é funcionário da Subárea de Transportes da DGA, deve se portar da seguinte forma: estar uniformizado conforme as normas da subárea, agir de maneira discreta, estudar o itinerário com antecedência, escolhendo o trajeto mais adequado, chegar com 15 minutos de antecedência ao compromisso e se organizar para fazer as refeições.

g) Primeiros socorros

Devem-se solicitar à Superintendência do Hospital de Clínicas, antecipadamente e por escrito, os serviços de atendimento para casos de urgência, informando dia, local, data, nome da autoridade visitante e se possível o tipo sangüíneo.

Se ocorrerem acidentes durante a realização de um grande evento, deve-se solicitar o socorro do Serviço de Atendimento Móvel de Urgência (SAMU), pelo telefone 192, pois o HC não possui equipe nem viatura exclusiva para esse tipo de atendimento a grande público. Do mesmo modo, deve-se solicitar ao SAMU, com antecedência e por escrito, uma viatura e equipe de emergência de plantão, se necessário.

Outra opção é o atendimento de emergência no campus (Pronto-Socorro do HC).

h) Técnico em recursos audiovisuais

O técnico em recursos audiovisuais possui grande responsabilidade em um evento. Deve ter habilidade para saber o momento certo de sua entrada e estar preparado para resolver problemas técnicos e práticos.

Deverá lembrar-se, sempre, de testar os equipamentos antes de cada evento, acompanhar o roteiro, providenciar CDs, fitas cassete, fitas de vídeo, pilhas, baterias, microfones para a mesa e a platéia, interagir com o mestre-de-cerimônias, com o iluminador, ficar atento ao início e ao término do evento, para acender e apagar as luzes.